Il garante della privacy ha finalmente deciso che è possibile effettuare le timbrature presenze anche attraverso un rilevatore presenze virtuale (o mobile).
Una decisione molto attesa e che renderà felici molti piccoli imprenditori, che potranno finalmente risparmiare un po’ di soldini per l’hardware.
Cos’è la timbratura virtuale (o timbratura mobile)?
Fino a qualche anno fa la rilevazione della presenza del lavoratore avveniva attraverso le 2 modalità classiche: il registro presenze o il terminale presenze con badge. Grazie alle nuove tecnologie è stato possibile rendere virtuale questa operazione creando di fatto per le aziende una terza “modalità”:
è ora infatti possibile timbrare anche da un tablet aziendale o dal proprio smartphone personale attraverso apposite APP (in piena filosofia BYOD).
I Pro e i Contro di questa nuova modalità “virtuale” di registrazione delle presenze in mobilità
I sistemi di timbratura presenza mobile (o virtuale) sono sicuramente molto economici e semplici da utilizzare, ma purtroppo presentano delle importanti problematiche legate alla privacy e alla sicurezza sia per il dipendente che per l’azienda.
- I rischi per l’azienda sono legati alla maggior semplicità di “falsificare” la timbratura da parte dei dipendenti e quindi anche delle ore effettivamente lavorate.
- I rischi per il dipendente sono invece legati alla facilità di essere “controllati” dal proprio datore di lavoro (es. attraverso la localizzazione GPS) oppure di vedersi “rubati” i dati personali presenti sul dispositivo utilizzato per timbrare.
Il Garante della Privacy ha confermato la legalità di utilizzo delle timbrature presenze virtuali
Mentre l’azienda può facilmente tutelarsi scegliendo un fornitore software che faccia i suoi “interessi”, il dipendente è completamente inerme di fronte a questi rischi.
E’ in questo contesto che il garante della privacy è intervenuto (vedi doc. web n. 5497522), confermando la legalità dell’utilizzo di sistemi virtuali per la rilevazione delle presenze.
Il garante ha infatti stabilito una serie di obblighi e di linee guida per limitare le possibili violazioni della privacy che possono scaturire dall’utilizzo di questi strumenti virtuali.
Gli obblighi previsti per le aziende
Gli obblighi previsti per le aziende che intendono adottare un sistema di timbratura presenze virtuale sono i seguenti:
- notificare al garante l’utilizzo di questi sistemi;
- fornire ai propri dipendenti un’informativa sull’utilizzo del sistema di timbratura virtuale e sul trattamento dei dati acquisiti attraverso lo stesso strumento;
- designare un responsabile del trattamento dei dati acquisiti con il sistema di timbratura virtuale;
Le caratteristiche tecniche che deve possedere il rilevatore presenze virtuale (o mobile)
Il garante non si è limitato a stabilire degli obblighi, ma ha anche specificato che questi sistemi di timbratura virtuale debbano possedere specifiche caratteristiche tecniche, specie quelli “mobile” che utilizzano il GPS come le APP per smartphone.
In particolare, il garante ha stabilito che:
- le aziende non dovranno conservare le coordinate geografiche della posizione del lavoratore ma soltanto il dato relativo alla sede di lavoro, alla data e all’orario della timbratura effettuata;
- in applicazione dei principi di trasparenza e correttezza, il timbratore presenze virtuale (o l’app) dovrà sempre rendere visibile un’icona che indichi che la funzionalità di localizzazione è attiva;
- il sistema di timbratura deve impedire il trattamento anche accidentale di dati ultronei (es. dati relativi al traffico telefonico, alla posta elettronica, alla navigazione su internet e/o altre informazioni presenti sul dispositivo utilizzato).
In quali casi sono realmente convenienti i timbratori presenze virtuali?
La convenienza di questi nuovi sistemi dipende molto dal tipo di attività dell’azienda. Ad esempio, nelle aziende manifatturiere la timbratura presenze virtuale non avrebbe alcun senso data la staticità delle persone che al massimo lavorano su turni, ma comunque sempre nello stesso stabilimento.
Viceversa, vi sono alcune aziende che lavorano quasi esclusivamente con personale in mobilità (Agenzie per il lavoro, Società di consulenza, aziende di facility management e tante altre), dove questo strumento potrebbe portare innumerevoli vantaggi, il primo quello di evitare di acquistare un terminale hardware per ogni cantiere gestito.
Oltre agli elevati costi dei timbratori presenze hardware bisognerebbe inoltre prendere in considerazione tutta una serie di costi non manifesti che vanno dalla manutenzione all’elettricità, dalla smagnetizzazione del badge alle ore lavoro impiegate per far fronte a tali inconvenienti, per concludere con i costi ambientali legati alla tecnologia stessa (smaltimento, emissioni CO2, ecc.).
Aspetti da valutare quando si opta per un servizio di timbratura presenze virtuale
Quando si decide di optare per la timbratura mobile (o virtuale) bisogna prestare attenzione a molte cose. In primis bisogna verificare che il servizio rispetti le caratteristiche specificate dal garante della privacy, bisogna quindi verificare il modo in cui queste timbrature presenze vengono elaborate.
Acquisire la timbratura, infatti, è solo una parte del “processo” che porta al calcolo della busta paga.
Le timbrature presenze, infatti, devono successivamente essere elaborate con la specifica di straordinari, ferie, permessi, malattie, ecc. per ogni singolo dipendente e solo dopo questo delicato passaggio è possibile elaborare le relative buste paga.
La maggior parte dei servizi presenti sul mercato – APP in genere – si limitano infatti all’acquisizione della timbratura e soltanto pochissime piattaforme software (come ad esempio EP Cloud Software) gestiscono tutto il processo.
Conclusioni
L’intervento del garante della privacy in tema di registrazione delle timbrature presenze in modo virtuale apre nuovi scenari e nuove opportunità per le aziende. E’ difficile prevedere cosa accadrà in futuro, ma tutto lascia pensare che nei prossimi anni la maggioranza delle timbrature sarà virtuale…