La sfida del Change Management in Azienda

Oggi parleremo della sfida del change management in azienda. Nel ciclo di vita di un’azienda una delle poche costanti è il cambiamento, ma d’altronde di cosa non lo è? Fare business, in un certo senso, significa anche questo: “saper gestire i cambiamenti”!

Oggi più che in passato è diventato d’obbligo per le imprese che vogliono competere con successo nel panorama globale stare al passo coi tempi, cavalcare l’onda del cambiamento e non lasciarsene travolgere! In questo senso può essere utile servirsi del change management, un processo tanto vantaggioso quanto complesso. 

 

Cos’è il change management?

Il “Change Management” (Gestione del Cambiamento) è un approccio strutturato per assicurare che i cambiamenti siano implementati in modo fluido e con successo per raggiungere gli esiti desiderati. Si tratta di un campo di studio e pratica che si concentra sulle modalità con cui le organizzazioni, i team e gli individui possono gestire e adattarsi a nuove condizioni, processi, tecnologie o cambiamenti culturali.

Il change management in generale

Nel contesto generale, il Change Management include principi, tecniche e attività progettate per aiutare le persone a compiere la transizione da uno stato corrente a uno stato futuro desiderato. Questo può applicarsi a vari contesti, come cambiamenti nella vita personale, sviluppo comunitario, innovazioni tecnologiche, e riforme politiche o sociali. L’obiettivo è ridurre la resistenza al cambiamento, facilitare l’adozione di nuove pratiche e garantire che il cambiamento porti miglioramenti effettivi.

Possiamo, quindi, descrivere la gestione del cambiamento come l’elaborazione di una pianificazione e l’adozione di nuovi strumenti e processi col fine di rispondere al meglio alle ultime richieste di mercato.

 

Il change management in azienda

Nel contesto aziendale, il Change Management assume una connotazione più specifica, focalizzandosi sulle strategie per gestire il cambiamento all’interno di un’organizzazione.

A livello aziendale, changing management significa definire e attuare nuove tecnologie e/o procedure per affrontare al meglio i continui cambiamenti che agitano il sistema economico e anzi per trarne beneficio, cogliendone le opportunità che portano con sé.

Ciò include cambiamenti in strategie aziendali, processi operativi, sistemi tecnologici, strutture organizzative o la cultura aziendale. Il Change Management in azienda mira a:

  • Pianificazione e Implementazione: Definire gli obiettivi del cambiamento, pianificare le azioni necessarie per raggiungerli e implementare il cambiamento in modo efficace.
  • Comunicazione: Informare e coinvolgere tutte le parti interessate (dipendenti, management, azionisti) riguardo ai cambiamenti previsti e ai benefici attesi.
  • Formazione e Supporto: Fornire la formazione necessaria ai dipendenti per adattarsi ai nuovi sistemi, processi o ruoli e offrire supporto durante la transizione.
  • Gestione della Resistenza: Identificare e affrontare le resistenze al cambiamento da parte dei dipendenti o di altre parti interessate per minimizzare l’impatto negativo.
  • Valutazione e Aggiustamento: Monitorare l’implementazione del cambiamento e fare gli aggiustamenti necessari per assicurare che gli obiettivi siano raggiunti.

Il Change Management in azienda è fondamentale per assicurare che le modifiche apportate contribuiscano al miglioramento delle performance, all’efficienza operativa e alla competitività sul mercato. Attraverso un approccio strutturato alla gestione del cambiamento, le organizzazioni possono navigare con successo attraverso le sfide del cambiamento, sfruttare nuove opportunità e realizzare i loro obiettivi strategici.

 

Breve storia di questa nuova disciplina del cambiamento

La gestione del cambiamento è una tematica che affonda le sue radici nell’antichità, anche se può sembrare di origine recente.
Tuttavia, è solo a partire dagli anni ’80 che entra a far parte dei corsi di laurea ad indirizzo economico, ascrivendosi a pieno titolo tra le altre discipline di studio.

In quegli anni, alcune tra le più importanti società di consulenza, iniziarono a ricercare e ad attuare nuovi “programmi” con lo scopo di far ridurre ai loro clienti le uscite aziendali, semplicemente “cavalcando” il cambiamento (GE, Ford e AT&T furono tra le prime big a servirsi del changing management).

Negli anni 1990, diverse industrie in fase di rapido sviluppo come l’IT mostrarono su ampia scala i benefici dei programmi di change management, facendo acquisire a questa tematica sempre più visibilità e credibilità.

Oggi nel business è una vera e propria competenza e c’è sempre maggiore interesse a promuoverne lo sviluppo.

 

L’importanza della gestione del cambiamento (in ogni progetto!)

Un nuovo progetto porta sempre con sé una promessa di cambiamento, spesso radicale, che permetterà all’azienda di conseguire migliori performance o una consistente riduzione di costi in una particolare area o attività.

Ogni volta che un progetto viene approvato, però, iniziano a delinearsi anche “resistenze” da parte delle persone interessate da questi cambiamenti che cercheranno in tutti i modi di difendere lo status quo.

 

Il change management secondo Niccolò Machiavelli

Niccolò Machiavelli, nel suo celebre libro “Il Principe” lo esprime chiaramente già nel 1532, Capitolo VI – De’ Principati nuovi che s’acquistano con l’arme proprie e virtuosamente:

……E debbasi considerare come non è cosa più difficile a trattare, né più dubbia a riuscire, né più pericolosa a maneggiare, che farsi capo ad introdurre nuovi ordini. Perché lo introduttore ha per nimici tutti quelli che delli ordini vecchi fanno bene, et ha tepidi defensori tutti quelli che delli ordini nuovi farebbono bene. La quale tepidezza nasce, parte per paura delli avversari, che hanno le leggi dal canto loro, parte dalla incredulità delli uomini; li quali non credano in verità le cose nuove, se non ne veggono nata una ferma esperienza. Donde nasce che qualunque volta quelli che sono nimici hanno occasione di assaltare, lo fanno partigianamente, e quelli altri defendano tepidamente; in modo che insieme con loro si periclita.

 

…..E si deve considerare che non esiste cosa più difficile da trattare, né più incerta nell’esito, né più pericolosa da gestire, dell’introduzione di nuove istituzioni. Perché colui che le introduce ha per nemici tutti coloro che ricevevano un beneficio dalle vecchie istituzioni, ed ha tiepidi difensori in tutti coloro che dalle nuove istituzioni trarrebbero giovamento. E questa tiepidezza nasce in parte per la paura degli avversari, che hanno dalla loro le vecchie leggi, e in parte dallo scetticismo degli uomini, i quali non credono nelle novità se non le vedono ben consolidate. Da questo nasce che, ogni volta che quelli che ti sono nemici hanno occasione di attaccarti lo fanno con furore e gli altri ti difendono con scarso impegno, di modo che con loro si corrono pericoli.

 

Dunque, una “buona idea” ed un “progetto ben gestito” non sono sufficienti a garantire il successo dell’iniziativa! La chiave del successo di un progetto risiede nella capacità di saper gestire il “lato umano del cambiamento”! In questo senso può essere utile servirsi delle tecniche di Team Building, in modo da sviluppare tra il personale una collaborazione attiva e fruttuosa.

 

Come si attua un intervento di change management?

Realizzare un intervento di changing management non è un’impresa semplice, ma nemmeno impossibile. La vera difficoltà, infatti, è quella rappresentata dalle “resistenza” al cambiamento insita nella natura umana.

Ecco perché si richiede un’attenta pianificazione che coinvolga tutte le persone interessate, una comunicazione efficace e obiettivi chiari e ben definiti. Soltanto, così, è possibile minimizzare i disagi ed ottenere personale realmente coinvolto e motivato.

 

Le 3 fasi da seguire per un intervento di successo

Possiamo suddividere un intervento di changing management sostanzialmente in tre fasi:

  • incubazione/preparazione: è la fase in cui l’imprenditore o la governance (in caso di società) inizia a definire gli obiettivi che si intendono raggiungere, le tempistiche, il perimetro dell’intervento e soprattutto le modalità di coinvolgimento del personale interessato;
  • progettazione e pianificazione: è la fase in cui il “piano” (operativo) prende forma. Governance e personale interessato dall’intervento individuano insieme criticità/opportunità in essere e stabiliscono sempre congiuntamente le modalità con cui passare all’azione. Vengono quindi definiti i comportamenti da tenere, i criteri di misurazione dei risultati, ecc. ecc.;
  • attuazione: è la fase in cui si passa all’azione. Ogni singola attività viene monitorata ed in caso di problemi o imprevisti vengono subito definite azioni correttive per assicurare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

 

Esempi di applicazioni di Change Management in azienda

L’applicazione del Change Management in azienda può variare ampiamente a seconda degli obiettivi specifici, del contesto e delle sfide uniche di ogni organizzazione. Di seguito sono illustrati alcuni esempi pratici che evidenziano come il Change Management possa essere applicato in diversi scenari aziendali:

 

Passaggio Generazionale

Il passaggio generazionale in un’azienda familiare rappresenta una sfida significativa, che richiede una gestione attenta per assicurare una transizione fluida del potere e delle responsabilità dalla generazione corrente a quella successiva. Il Change Management in questo contesto può includere:

  • Pianificazione Successoria: Identificare i potenziali leader nella nuova generazione e sviluppare piani di formazione per prepararli ai loro futuri ruoli.
  • Comunicazione Aperta: Mantenere linee di comunicazione aperte tra le generazioni per discutere aspettative, obiettivi e preoccupazioni.
  • Supporto al Cambiamento Culturale: Aiutare i dipendenti ad adattarsi a eventuali cambiamenti nella cultura aziendale che possono accompagnare il passaggio generazionale.
  • Gestione dei Conflitti: Affrontare e risolvere i conflitti che possono emergere durante la transizione, assicurando che le decisioni siano prese nell’interesse dell’azienda.

Implementazione di Nuove Tecnologie

L’introduzione di nuove tecnologie, come un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o CRM (Customer Relationship Management), può trasformare le operazioni aziendali. Il Change Management può aiutare attraverso:

  • Formazione e Sviluppo: Fornire formazione approfondita ai dipendenti per garantire che siano competenti nell’utilizzo delle nuove tecnologie.
  • Gestione delle Aspettative: Comunicare chiaramente i tempi, i benefici attesi e le sfide potenziali legate all’implementazione della nuova tecnologia.
  • Supporto Continuo: Offrire supporto continuo per risolvere problemi tecnici e rispondere alle domande degli utenti, facilitando così l’adozione della tecnologia.

Ristrutturazione Aziendale

Una ristrutturazione aziendale, che può includere la riorganizzazione delle unità di business, la riduzione del personale o la modifica dei processi operativi, richiede una gestione attenta del cambiamento:

  • Pianificazione Strategica: Sviluppare un piano dettagliato che delinei le fasi della ristrutturazione, comprese le timeline e gli impatti sui dipendenti.
  • Comunicazione Efficiente: Informare i dipendenti sui motivi della ristrutturazione, su come sarà gestita e sulle implicazioni per il loro lavoro.
  • Supporto Psicologico: Fornire supporto ai dipendenti colpiti dal cambiamento, inclusi counseling e servizi di outplacement, se necessario.

Fusione e Acquisizione

Le fusioni e le acquisizioni comportano l’unione di due aziende distinte, con significative implicazioni per la cultura, i sistemi e i processi. Il Change Management può aiutare a:

  • Integrazione Culturale: Lavorare per fondere le culture aziendali diverse in un unico, coeso nuovo ambiente di lavoro.
  • Armonizzazione dei Sistemi: Coordinare l’integrazione dei sistemi IT, finanziari e operativi per assicurare continuità operativa.
  • Comunicazione e Coinvolgimento: Coinvolgere attivamente tutte le parti interessate nel processo di fusione o acquisizione, mantenendo la trasparenza durante la transizione.

In ciascuno di questi esempi, il successo del Change Management dipende dalla capacità di pianificare strategicamente, comunicare efficacemente, coinvolgere le parti interessate e fornire il supporto necessario per facilitare l’adattamento al cambiamento.

Conclusioni

Dal momento che i cambiamenti sono invitabili, non si può lasciare che essi accadano e basta; per un impresa che voglia vivere a lungo e prosperare, la gestione del cambiamento è una strada obbligata, una sfida che occorre accettare con entusiasmo!

Un cambiamento, infatti, se ben gestito può fornire nuovi vantaggi competitivi, maggiore stabilità e soprattutto nuove opportunità di business.

 

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