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Il Registro Presenze dei Dipendenti (o Foglio Firma)
Oggi vediamo uno degli strumenti più utilizzati nella gestione del personale, il registro presenze (o foglio firma). Partendo dalla spiegazione della sua “funzione d’uso”, analizzeremo le due tipologie di modelli utilizzabili e approfondiremo i principali aspetti che bisogna conoscere per utilizzare al meglio questo strumento.
Cos’è un registro presenze dei dipendenti (o foglio firma)
Il registro presenze è un documento amministrativo che viene utilizzato in diversi ambiti per tenere traccia della presenza di una persona presso un determinato luogo o evento.
In ambito volontaristico o nell’istruzione viene ad esempio utilizzato per poter gestire al meglio tirocini, stage, corsi di formazione, ecc.
In ambito lavorativo, invece, per avere prova dell’effettiva presenza dei dipendenti presso la propria postazione lavorativa. I dati vengono quindi riportati anche nel “foglio presenze dei dipendenti” ai fini della elaborazione della busta paga.
Eccezion fatta per il “pubblico” – dove spesso sono previsti dei modelli ministeriali – il registro non è un documento disciplinato dalla normativa e non prevede pertanto un formalismo specifico. Nella maggior parte dei casi si tratta di fogli excel o word che vengono stampati su carta e posizionati nel luogo dove si intende effettuare la raccolta delle firme.
Come”funziona” il registro presenze
Il funzionamento di un registro presenze è molto semplice. In pratica basta predisporre il modello in excel o word, stamparlo e posizionarlo dove si vuole effettuare la raccolta delle firme.
Le persona interessate, quindi, provvederanno ad apporre una firma di fianco al loro nominativo segnalando sia il loro ingresso (quando arrivano) che la loro uscita (quando vanno via). Le firme di ingresso ed uscita si raddoppiano nel caso di pausa pranzo.
Il contenuto del registro per la raccolta delle firme
Un buon “foglio firme” è composto dai seguenti elementi:
- Giorno (o data) di riferimento;
- Nome dell’azienda/ente;
- Cognome e Nome di chi è tenuto a firmare (studenti, volontari, lavoratori, ecc.);
- La Firma del Responsabile (controllore).
* Nota: senza la presenza di un “responsabile/controllore” dei dati registrati sul foglio firma, tale gestione perde di validità e non ha senso di esistere.
Le due tipologie di registri presenze utilizzabili
Prima di iniziare ad utilizzare un registro firma, occorre analizzare attentamente l’ambito di utilizzo dello stesso in modo da poter scegliere tra le due tipologie di registri presenze possibili:
- Complessivo (uno per tutti);
- Ad personam (uno per ognuno).
1. Registro giornaliero (Complessivo, ovvero uno per tutti)
In alcuni casi potrebbe essere più adeguato utilizzare un unico registro presenze giornaliero per tutte le persone interessate e utilizzare quindi tanti fogli firma per quanti sono i giorni del mese (o comunque del periodo previsto). Segue il fac simile di un foglio firma giornaliero:
2. Registro mensile (ad personam, ovvero uno per ognuno)
In altri casi potrebbe essere più agevole utilizzare un registro presenze mensile ad personam, ovvero uno per ogni singola persona da gestire. Segue il fac simile di un foglio firma mensile:
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L’obiettivo finale del registro presenze dei dipendenti
Come abbiamo visto, l’utilizzo di un registro presenze (o foglio firme) è veramente semplice, un po’ meno lo è però l’archiviazione di tutti questi fogli e la gestione dei dati in esso contenuti. Ecco perchè si consiglia sempre di utilizzare parallelamente anche un foglio presenze mensili.
Le firme, oltre ad essere un “prova” della presenza della persona, esprimono indirettamente anche il tempo (in genere in ore) di quella stessa presenza. In ambito lavorativo questo “tempo” (ore di presenza e anche ore di assenza) influenza direttamente il calcolo della busta paga del dipendente ed ha pertanto una importanza “rilevante”!
Una valida alternativa al foglio firma (o registro presenze)
Un’alternativa più semplice ed efficace per questa gestione però c’è ed è quella di implementare un buon sistema software per la rilevazione e gestione delle presenze (software+hardware) e fornire ogni persona di un badge personale!
Con questo tipo di soluzione, infatti, la firma viene sostituita dalla “beggiata” e la gestione (calcolo ore di presenza e di assenza, trasmissione dei dati, archiviazione dei dati, ecc.) viene completamente automatizzata dal software!
35 comments on “Il Registro Presenze dei Dipendenti (o Foglio Firma)”
SAVERIO
Nella cooperativa sociale dove lavoro. un giorno è arrivato il controllo della prefettura atta ai controlli per i centri accoglienza che ha rinvenuto nel foglio firma mensile un anomalia, ovvero era stata firmata sia l’entrata che l’uscita, in base a l’orario turnistico stabilito, l’operatore era comunque presente. Desidererei sapere quali sono le conseguenze a cui si va incontro, ovvero se un comportamento del genere risulta sanzionabile e in che misura.
chiara
il caposquadra dela cooperativa dove lavoro a fine turno non mi ha fatto firmare il foglio presenze…dicendomi: ” domani” mentre ai miei colleghi lo ha fatto firmare senza problemi. come devo comportarmi per costringerlo a farmi firmare il foglio presenze come gli altri?
Francesca
Salve. Lavoro sotto appalto comunale, la responsabile richiede ai dipendenti il foglio firma (sia individuale che complessivo) firmato in anticipo, ovvero prima della fine del mese. Come mi tutelo? Non vorrei che un domani, possa rivoltarsi contro di me seguire questa pseudo-regola.
Imprenditore GlobalePost author
Salve, il registro firma può essere utilizzato a discrezione del datore di lavoro ed il suo scopo è quello di verificare l’effettiva presenza sul posto di lavoro.
Enrico Giacomelli
ho chiesto al titolare di firmarmi il foglio presenze ma non vuole
Michele
Salve, io ho un contratto part time di 30 ore settimanali con flessibilità. La domanda è la seguente: il mio datore di lavoro può obbligarmi a farmi compilare il “foglio ore” anche se faccio già le 30 ore settimanali??
Al massimo dovrei essere io che lo richiedo per tutelarmi, dato le svariate ore di straordinario che faccio, o no? Grazie in anticipo
Imprenditore GlobalePost author
Salve, è diritto del datore di lavoro utilizzare un foglio presenze.
Carlo
Il mio responsabile mi chiede di firmare subito il registro mensile del mese, la firma è univoca, ovvero si firma una volta in fondo. È normale che io debba firmare subito un documento vuoto e alla merce di tutti?
fabio
Buongiorno,
avrei una domanda da porle. Dove lavoro ultimamente sto firmando un registro presenze che non è della mia società è regolare?
Pasquale
Salve, l’ azienda per cui lavoro recentemente ha inserito sulla busta paga un calendario delle presenze richiedendo la firma del lavoratore anche su quest’ ultima (semplicemente sulla griglia) oltre a quella per quietanza e ricevuta. In azienda nn abbiamo un badge ne un registro cartaceo delle presenze da firmare giornalmente. Vorrei sapere se ciò si può fare. Alla consegna della busta posso firmare solo per quietanza e ricevuta o é necessario firmare anche sulla griglia del calendario? Grazie in anticipo.
Elly
Salve, lavoro in una Coop sociale che ha un appalto. L’ente in cui presto servizio mi richiede di firmare un registro entrata e uscita che poi viene controfirmato da un dipendente, ma non dal mio responsabile. È corretto? Non dovremmo render conto delle ore alla nostra Coop? Grazie
LEMHADI Mostafa
Salve, dove lavoro non abbiamo un registro di presenze ne badge e ogni mese ci manca tanto ore lavorative possiamo obbligare la ditta a installare un timbratrice? Grazie
Imprenditore GlobalePost author
No, al massimo potete richiedere che sia utilizzato un registro presenze cartaceo dove firmare l’ingresso e l’uscita.
giovanni
Buongiorno, avrei una domanda:
il foglio delle presenze è valido senza autorizzazione del datore di lavoro?
Mi spiego meglio:
dei dipendenti senza autorizzazione del datore firmavano il foglio delle presenze, uno di questi è stato licenziato e reclama le ore di straordinario mai autorizzato dal datore, mi dite come mi devo comportare
Imprenditore GlobalePost author
Salve, direi proprio di no. Bisogna espressamente richiedere al datore di lavoro l’utilizzo del foglio presenze per renderlo uno strumento “legale” a tutti gli effetti.
Antonini Fabrizio
Lavoro in una coop sociale. ogni mese dobbiamo portare i nostri figli firma sul posto di lavoro,a nostre spese.siamo tenuti a farlo,oppure è tenuto a ritirarli il nostro datore di lavoro? Grazie.
Imprenditore GlobalePost author
Ciao Fabrizio,
non esiste una normativa precisa in merito.
Considera però che nei fatti, il registro presenze è una forma di tutela del lavoratore nei confronti del datore di lavoro..
Enrico Volpin
Nella mia azienda non esiste foglio presenze ne badge. Quindi lo straordinario e le maggiorazioni per lavoro festivo non vengono pagati. Come si può provare il mancato pagamento delle stesse se non firmiamo e/o strisciamo il badge? Grazie.
Imprenditore GlobalePost author
L’unico modo per provarlo sono le “testimonianze” dei colleghi, fornitori o altro…
Francesco
MA UN FOGLIO SENZA timbro DELL’AZIENDA (PRIVATA) E SENZA FIRMA DEL DATORE DEL LAVORO (o chi per esso), IO COME DIPENDENTE PRIVATO POSSO RIFIUTARMI DI FIRMARE?
Imprenditore GlobalePost author
Se il titolare te lo ha richiesto esplicitamente, rientra nei tuoi obblighi. L’unica cosa che può fare per tutelarti è chiedere che il registro presenze sia timbrato e firmato dal tuo titolare.
Melissa
Buongiorno la mia ditta non vuole darmi i miei fogli firma dice che non è di legge io o un problema serio sulle buste paga anno sbagliato tutto e solo con quelle posso dimostrare il contrario sono 3 anni che combatto per averle i sindacati non fanno nulla vorrei un chiarimento da voi e come posso fare grazie
Imprenditore GlobalePost author
Buongiorno Melissa,
se neanche i sindacati le danno una mano, l’unica strada possibile per far rispettare i suoi diritti è agire per vie legali.
Un sentito in bocca a lupo.
Angela
Buonasera, volevo chiedervi da quando ho preso servizio ho sempre strisciato il beige, premesso dal mese di settembre, due giorni fa’mi hanno detto che ora dovrò firmare sul cartaceo perché in succursale dovrei arrivare prima premetto che marcavo in centrale che dista cinque minuti dalla succursale parlo di scuola, ora mi chiedo se non marcando più potrei avere qualche problema!!! Grazie
Imprenditore GlobalePost author
Buonasera, il foglio presenze cartaceo ha lo stesso valore della timbratura con badge, quindi non c’è nulla da preoccuparsi.
Saluti
Oscar
Buonasera
avrei una domanda, nella mia azienda abbiamo due fogli firma, uno individuale Mensile e uno di gruppo lavorando su tre turni, tutti e tre firmiamo lo stesso foglio firma di presenza,
Premetto, io lavoro in prov di Milano e l azienda e la sede si trova sempre in Lombardia ma un un altra provincia a 40 km da Milano
La Domanda è questa, i fogli firma senza timbro aziendale e firma, sono regolari? E anche i fogli mensili della turnazione sono senza timbro e firma? Sono regolari?
Non mettendo ne firma e ne timbro, Il datore di lavoro, avrà qualche sanzione?
Io per quello che so una volta si inviava su whats app la copia dei fogli, al datore, ma qui dai noi abbiamo tutti i fogli firma e fogli turn senza timbro ne firma.
Io per sicurezza, a fine mese faccio la fotocopia dei due fogli presenza e quelli dei turni, perchè non si sa mai.
Grazie
Gio
Salve,
Articolo molto interessante ma vorrei approfondire un aspetto.
Nell’azienda dove lavoro, i fogli firma mensili per ogni lavoratore sono posti in un locale aperto, quindi visionabili da tutti 24/24, senza un controllore responsabile, se non per i controlli di routine. Infatti spesso alcuni fogli vengono a mancare con le problematiche che seguono.
Esiste una normativa, una legge o un regolamento del foglio di firma?
Grazie se vorrà rispondermi, anche in mail
Corrado
Buonasera, nell’azienda dove lavoro io è da un pò di tempo che non firmiamo foglio presenza ne usiamo il badge (tolto completamente) lo possono fare? Grazie
Imprenditore GlobalePost author
Buonasera Corrado, non è previsto alcun obbligo, pertanto lo possono fare. I dati delle presenze devono però essere inseriti obbligatoriamente nel Libro unico del lavoro.. quindi, un modo per controllare la veridicità delle ore lavorate c’è!
Vincenzo
Salve a tutti,
Vista l’importanza che riveste il registro presenze volevo chiedervi per quanto tempo questo vada tenuto tra la documentazione e quindi dopo quanto l’azienda può sbarazzarsene?
Grazie in anticipo
Saluti
Imprenditore GlobalePost author
Buonasera, la legge prevede dei termini di conservazione solo per il LUL (libro unico del lavoro) e non per gli “strumenti di rilevazione delle presenze”! Saluti
Fabrizio
Buonasera,
nell’azienda dove lavoro prima c’era il foglio di firme e il badge, adesso l’azienda ha deciso di lasciare solo il badge. Sto facendo delle ricerche per capire se c’è una normativa, qualche legge o regolamento del foglio di firma. L’azienda può decidere quale metodo usare? esiste un regolamento? il CCNL di riferimento è Ambiente (io ho guardato nel ccnl ma non ho trovato niente in materia).
Grazie per l’attenzione
Saluti
Fabrizio
Cristina Fasciana
L’articolo è chiaro.
Desidererei porre un ulteriore quesito: appare legittima l’istituzione di un foglio di firma in una pubblica amministrazione dove la presenza è già certificata dal sistema automatico di rilevazione della presenza mediante l’uso del bade magnetico? E se così fosse quali sono gli adempimenti che prima di tale istituzione il responsabile dovrebbe porre in essere?
Imprenditore GlobalePost author
Ciao Cristina, l’idea di utilizzare un doppio strumento di controllo nel settore pubblico merita di per sé un plauso e dovrebbe essere sottoposta all’attenzione del parlamento! 🙂
Per quanto riguarda la tua domanda, il Responsabile dovrebbe fare richiesta dell’utilizzo del doppio strumento allo stesso organo a cui è stata fatta in passato la richiesta di utilizzo del badge con relativo timbratore presenze.
Tieni inoltre presente che spesso sono presenti dei “regolamenti”, in tal caso bisognerebbe richiedere la modifica dello stesso seguendo la procedura prevista per la creazione dei regolamenti!
Burocrazie, burocrazie, burocrazia…
elena
si ai ragione Cristina Fasciana